Manchmal braucht es nach einem Bewerbungsgespräch ergänzende Informationen, Aussagen in Zeugnissen wollen verifiziert oder der Cultural Fit abgeklärt werden. Für solche Zwecke kann es lohnenswert sein, frühere Mitarbeitende oder Vorgesetzte des Kandidaten nach deren Einschätzung zu fragen.
Eine Referenzauskunft dient also zur Abrundung des Gesamteindrucks und um offene Fragen im Arbeitszeugnis und Lebenslauf zu klären, die im Bewerbungsprozess nicht beantwortet wurden. Es ist also frühestens nach dem ersten oder eher sogar erst nach dem zweiten Gespräch sinnvoll – und auch nicht immer notwendig.
Welchen offenen Fragen die Personalverantwortlichen nachgehen möchten, hängt vom Jobprofil, vom Unternehmen, vom Bewerber und auch von der Person, die das Interview führt, ab. Jeder legt das Augenmerk auf etwas anderes. Aus diesem Grund gehört die Angabe von Referenzen nicht standardmässig in einen Lebenslauf, sondern sollte individuell angefragt werden. Die Bewerberin hat so die Möglichkeit, passende Referenzen für die potenzielle neue Stelle anzugeben.
Rechtliche Grundlagen: nur mit Erlaubnis
Fragen ist zwar erlaubt, aber nicht ohne Einschränkungen. So ist es laut schweizerischem Datenschutzgesetz verboten, ohne Einwilligung des Bewerbers eine Referenz einzuholen. Wird dies dennoch getan, kann die betroffene Person «die ungerechtfertigte Bearbeitung ihrer Personendaten gemäss Artikel 15 DSG einklagen», wie es auf der offiziellen Website des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) steht. Ausserdem hat «der betroffene Bewerber die Möglichkeit, gemäss Artikel 35 DSG strafrechtlich gegen den ehemaligen Arbeitgeber vorzugehen», sollte dieser «geheime, besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile», oder in anderen Worten Referenzen, angegeben haben.
Ausserdem dürfen Referenzpersonen nur Auskunft zur Leistung und zum Arbeitsverhalten der Bewerberin geben. Denn laut Gesetz dient eine Referenz dazu, den im Arbeitszeugnis vermittelten Eindruck zu vertiefen. Es gilt dabei der gleiche Grundsatz wie beim Arbeitszeugnis: Eine Referenz muss sachlich, wahrheitsgetreu und zugleich wohlwollend sein.
Was Bewerber beachten sollten:
- Überlegen Sie sich vor dem Bewerbungsgespräch, wer als Referenz geeignet ist – im Hinblick auf Ihre aktuelle Bewerbung. Wer kann Ihre Leistungen und Fähigkeiten, die für die Vakanz gefragt sind, fundiert beurteilen? Mit welcher Person haben Sie in den letzten fünf Jahren eng zusammengearbeitet, die sich positiv über Sie äussern kann? Sie können auch Ihren potenziellen neuen Arbeitgeber fragen, worauf er beim Einholen der Referenz ein Augenmerk legen möchte. Als Referenzpersonen eignen sich ehemalige Vorgesetzte, externe Kunden oder auch Kollegen. Wählen Sie zwei bis drei Personen aus unterschiedlichen Kategorien.
- Falls Sie Ihren ehemaligen Arbeitgeber nicht angeben, sollten Sie den Grund dafür nennen. Sonst wirkt es, als ob Sie etwas zu verheimlichen hätten.
- Wichtig: Fragen Sie Ihre Referenzen zuerst um Erlaubnis, bevor Sie sie angeben. Teilen Sie ihnen mit, auf welche Stelle und in welchem Unternehmen Sie sich bewerben. Sie können sie auch darüber informieren, wie die Gespräche bis jetzt verlaufen sind und was das Unternehmen vielleicht noch wissen möchte. Je besser vorbereitet die Person ist, desto besser kann sie Auskunft geben.
- Prüfen Sie die Kontaktinformationen Ihrer Referenzen. Stimmen das Unternehmen, die aktuelle Funktion und vor allem die Telefonnummer und die Mailadresse noch?
- Halten Sie vor dem zweiten Bewerbungsgespräch die Referenzen bereit, sollte danach gefragt werden. Oder reichen Sie die Angaben so schnell wie möglich nach.
- Ihnen steht es rechtlich zu, über den Inhalt der Referenzen informiert zu werden. Fragen Sie höflich nach.
Was Personalverantwortliche beachten sollten:
- Holen Sie die Einwilligung des Kandidaten, Referenzen einzuholen, schriftlich ein.
- Achten Sie darauf, dass es nicht zu lange her ist, seit die Referenzperson den letzten beruflichen Kontakt mit der Bewerberin hatte. Je länger es her ist, desto schlechter ist die Erinnerung.
- Um ein ausgewogenes Bild zu erhalten, sind zwei bis drei Referenzen empfehlenswert.
- Machen Sie sich klar, welche Informationen Sie prüfen möchten: Geht es um die Führungsqualität der Kandidatin? In diesem Fall ist ein ehemaliger Mitarbeiter die ideale Referenz. Interessiert Sie eine bestimmte Aussage im Zeugnis? Dann ist der Vorgesetzte die Anlaufstelle. Aber eben: Sie dürfen nur diejenigen Personen anfragen, die vom Kandidaten als Referenz angegeben wurden.
- Erstellen Sie einen Fragenkatalog, bevor Sie die Referenzperson anrufen. Welche Zusatzinformationen zum Zeugnis fehlen Ihnen, und welche Einschätzungen möchten Sie prüfen? Nehmen Sie den Lebenslauf, das Arbeitszeugnis und die Stellenbeschreibung als Grundlage für Ihre Fragen.
Mögliche Fragen für eine aussagekräftige Referenz
- Für die ausgeschriebene Stelle ist die Fähigkeit X wichtig. Wie beurteilen Sie den Bewerber diesbezüglich?
- Würden Sie die Kandidatin wieder einstellen? Warum?
- Was war der Grund für den Austritt des Kandidaten?
- Wie war das Verhalten der Bewerberin zu den Kunden, im Team und zu den Vorgesetzten?
- Wie belastbar war der Kandidat? Und hat er Initiative gezeigt?
- Wie geeignet ist Ihrer Meinung nach der Bewerber für unsere Stelle?
- Können Sie mir ein konkretes Beispiel für die im Arbeitszeugnis erwähnte Aussage/Fähigkeit/Leistung geben?
- Gibt es etwas Wichtiges, das wir über die Bewerberin wissen sollten?
