Entlassung von Mitarbeitenden und Kündigungsgespräch: Heikle Führungsaufgaben

Einem Mitarbeitenden die Entlassung mitzuteilen, stellt glücklicherweise keine alltägliche Berufssituation dar. Dennoch sind Kündigungen nicht immer zu vermeiden und sollten – insbesondere aus Rücksicht dem Betroffenen gegenüber – gut vorbereitet sein. In welchen Fällen ist eine Entlassung angebracht? Wie wird die Hiobsbotschaft am besten übermittelt? Welche Punkte gilt es beim Kündigungsgespräch zu beachten? Dies sind Fragen, über die Sie sich vor der eigentlichen Entlassung gründlich Gedanken machen sollten.

Der Kündigungsgrund

Von Gesetzes wegen sind Sie zwar nicht dazu verpflichtet, eine Kündigung zu begründen. Es zeugt jedoch von Respekt, wenn Sie dem Betroffenen einen Grund für Ihren Entscheid nennen können. Wenn Ihr Gegenüber eine Begründung verlangt, müssen Sie diese ohnehin (schriftlich) liefern.

Situationen, die eine Entlassung verlangen, können sehr unterschiedlich sein:

• Ungenügende Leistungen und/oder mangelnde Fähigkeiten
• Stelleninhalt und Mitarbeiter passen nicht zusammen
• Falsche Erwartungen an die Vorgesetzten und/oder die Mitarbeitenden
• Fehlende Identifikation mit dem Unternehmen
• Differenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Auflösung der Funktion/Stelle
• Unakzeptables (soziales) Verhalten
• Wirtschaftliche Situation des Unternehmens

In der Schweiz herrscht im Bereich des Arbeitsvertragsrechts die sogenannte «Kündigungsfreiheit». Demnach ist eine ordentliche Kündigung innert der vertraglich gesetzten Frist prinzipiell jederzeit und ohne Voranmeldung möglich. Das Gesetz kennt jedoch einige Gründe, die eine Kündigung missbräuchlich machen und den Arbeitnehmer zu Schadensersatzzahlungen von bis zu sechs Monatslöhnen verpflichten können. Dazu gehören Kündigungen ...

• ... aufgrund von persönlichen Eigenschaften wie Geschlecht, Herkunft, Alter
• ... aufgrund von Religionszugehörigkeit oder der Mitgliedschaft in einer Partei
• ... aufgrund von Militär- oder Zivilschutzdienst
• ... aufgrund von Krankheit, Unfall und Schwangerschaften

Das Kündigungsgespräch

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, sollte der Betroffene möglichst zeitnah informiert werden. So vermeiden Sie, dass allfällige Gerüchte über bevorstehende Entlassungen die Runde machen. Doch wie kann eine solch diffizile Botschaft am besten überbracht werden? Ein allgemeingültiges Rezept für das Kündigungsgespräch existiert nicht. Unter der Beachtung einiger Punkte können Sie aber die bestmögliche Lösung für den individuellen Fall erreichen:

• Werden Sie von Beginn an deutlich, dass Sie das Arbeitsverhältnis auflösen möchten. Sprechen Sie die Kündigung gleich nach der Begrüssung und einer kurzen Einleitung aus. Versuchen Sie nicht, mit Nettigkeiten, Floskeln und Small Talk das Gespräch unnötig in die Länge zu ziehen.
• Achten Sie auf Ihre Wortwahl. Besser als von «Entlassung» zu sprechen, ist es, die Ausdrücke «Trennung» oder «Auflösung des Arbeitsverhältnisses» zu verwenden.
• Zeigen Sie Bedauern, ohne sich zu entschuldigen oder zu verteidigen.
• Begründen Sie die Entlassung. Der Betroffene wird besser mit dem Entscheid umgehen können, wenn er diesen nachvollziehen kann.
• Seien Sie ehrlich, aber bleiben Sie sachlich. Das Kündigungsgespräch ist nicht der richtige Ort, um das Gegenüber zu demütigen. Achten Sie darauf, dass das Selbstwertgefühl des zu kündigenden Mitarbeitenden gewahrt bleibt.
• Geben Sie Ihrem Gegenüber Zeit, die Nachricht aufzunehmen. Seien Sie auf die verschiedenen Reaktionen (Wut, Enttäuschung, Aggression, Trauer, Angst, Blockade, Verleugnung) gefasst und vorbereitet. Zeigen Sie Verständnis, wie auch immer die betroffene Person die Nachricht aufnimmt.
• Lassen Sie sich nicht auf Diskussionen ein. Die Entscheidung ist getroffen, da gibt es nichts mehr zu diskutieren.
• Zeigen Sie dem Betroffenen mögliche Perspektiven für die Zukunft auf. Bieten Sie an, das Thema in einem Nachfolgegespräch zu vertiefen. Versprechen Sie aber nichts, was Sie nicht halten können.
• Falls vorhanden, sprechen Sie über mögliche Hilfestellungen wie eine verlängerte Kündigungsfrist, eine Abfindung oder eine interne Beratung.
• Besprechen Sie zum Schluss die administrativen Details der Kündigung (Kündigungsfrist, Kündigungstermin, Übergabe von Unterlagen).

Die Zeit danach

Nach der Information des Mitarbeitenden sollten Sie ihm die Möglichkeit geben, die Arbeitskollegen selbst über die Trennung in Kenntnis zu setzen. Vereinbaren Sie mit ihm, wie und bis wann die Information erfolgen soll. Zu einer Kündigung gehört immer auch das Gespräch mit dem restlichen Team. Definieren Sie Regeln, wie sich die einzelnen Mitarbeitenden gegenüber dem Gekündigten verhalten sollen. Eine Entlassung kann im Unternehmen Ängste auslösen. Geben Sie Ihrem Team die Chance, offen auf Sie zuzukommen und Fragen zu stellen. Für den Betroffenen und das Betriebsklima ist eine bezahlte Freistellung bis zum Ausscheidetermin oft die sinnvollste Lösung.