Man stelle sich einen Athleten vor, der nach dem Zieleinlauf seine Zeit nicht erfährt. Und der nicht genau weiss, wie er trainiert hat. Dieser Läufer kann seinen Erfolg weder wiederholen, noch kann er schneller werden. Ein solches Szenario ist im Sport undenkbar. Im Recruiting ist das gang und gäbe. Viele Unternehmen verzichten darauf, Ihre Rekrutierungs-Massnahmen mit Leistungskennzahlen – auf Englisch Key Performance Indicators oder kurz KPIs – zu messen und zu analysieren. Schliesslich konnte die Vakanz besetzt werden. Ob aber die eingesetzten Massnahmen tatsächlich die sinnvollsten waren und die Kandidatin die passendste ist, wird selten geprüft. Ein grosses Versäumnis.
Warum Controlling?
Früher war alles ganz einfach: Die Recruiter inserierten ihre Stellenanzeige und warteten ab, wer sich darauf bewirbt. Heute hingegen steht dank der Digitalisierung ein Arsenal an Möglichkeiten zur Verfügung wie Jobportale, die eigene Karriereseite, Social Media, Talent Pools, oder Active Sourcing. Das hat zwar den Vorteil, dass Kandidaten viel direkter angesprochen werden können und dass sich Massnahmen nun viel zielgerichteter steuern lassen. Doch durch das grosse Angebot wird es immer schwieriger, den Überblick über die eingesetzten Kanäle und Methoden zu bewahren. Was hat gut funktioniert und was brachte nicht die erhoffte Wirkung? Ein Controlling bringt Licht ins Dunkel. Denn schon wenige Kennzahlen oder eben KPIs geben Aufschluss über die Massnahmen – unter Umständen sogar in Echtzeit (mehr zum Thema KPIs im Recruiting im Interview mit einer Controlling-Expertin).
Dennoch haben Rekrutierungsverantwortliche offenbar Berührungsängste vor einem Controlling und setzen dieses erst sehr zaghaft ein. Vielleicht liegt das auch daran, dass es unangenehm sein kann, wenn die eigene Arbeit plötzlich so transparent ist. Zum anderen befürchten viele Recruiter einen hohen Aufwand. Beides ist verständlich. Doch ein Controlling dient nicht zur rückblickenden Leistungsmessung der Recruiting-Abteilung, sondern soll laufende oder zukünftige Prozesse verbessern. Und wenn man weiss, was funktioniert, können die personellen und die finanziellen Ressourcen zielgerichteter eingesetzt werden. Schwachstellen lassen sich abbauen und die Recruiter können fokussierter arbeiten. Um zurück zum Sportler zu kommen: Es geht nicht darum, mehr zu trainieren, sondern besser.
So führen Sie ein unkompliziertes Controlling ein
1. Klären Sie den Ist-Zustand: Welche Unternehmensziele sind relevant für die Rekrutierung? Was läuft aktuell im Recruiting-Prozess gut, was ist weniger ideal? Ist beispielsweise die Fluktuation zu hoch? Treffen zu wenig passende Bewerbungen für bestimmte Positionen ein? Sind Linie, Mitarbeitende, deren Vorgesetze und die Kandidaten zufrieden mit dem Recruiting-Prozess?
2. Definieren Sie den Soll-Zustand: Auf der Basis des aktuellen Zustands formulieren Sie nun die Ziele. Achten Sie dabei darauf, dass diese konkret und möglichst präzise formuliert sind. Nur mit klar definierten Zielen erhalten Sie verwertbare Aussagen. Je nach Aufgabenstellung können auch Unternehmensziele miteinbezogen werden. Die Ziele sollten sich zudem messen lassen und realistisch sein. Alles andere ist demotivierend. Ausserdem sollten sie bei den Mitarbeitenden und der Unternehmensleitung anerkannt sein. Nicht zu Letzt ist eine (realistische) Deadline notwendig.
3. Bestimmen Sie die KPIs: Bei der Auswahl der Leistungskennzahlen gilt das Motto «weniger ist mehr». Beschränken Sie sich auf eine Handvoll Kennzahlen und setzen Sie dabei Prioritäten: Welche Analyse ist für das Unternehmen und die aktuelle Situation am wichtigsten? Wählen Sie unbedingt Daten aus, an die Sie technisch einfach herankommen. Und: Definieren Sie die KPIs für alle Beteiligten verbindlich. Beginnt die Messung der «Time-to-hire» etwa mit der Stellenausschreibung oder mit der Feststellung, dass eine Vakanz vorliegt?
4. Erheben Sie die Daten und analysieren Sie diese: Machen Sie sich das Leben einfach. Nutzen Sie für die Erhebung der Daten Programme wie Google Analytics oder verwenden Sie die Daten, die Ihnen beispielsweise Jobplattformen zur Verfügung stellen. Achten Sie darauf, immer die gleiche Erhebungsmethode anzuwenden – sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Wichtig ist zudem, dass die Daten aktuell sind und regelmässig erhoben werden (legen Sie die Häufigkeit im Voraus fest). Nicht zu vergessen: Besprechen Sie die Auswertungen regelmässig mit den involvierten Personen und passen Sie die Massnahmen zielgerichtet an.
Die Herausforderungen
Eine gute Vorbereitung ist das eine. Wissen, wo die Stolperfallen liegen, das andere. Eine Auswahl der häufigsten Tücken des Controllings:
- «Über-Reporting»: Daten gibt es im Übermass. Die Kunst des Controllings: Sich auf wenige, dafür aussagekräftige KPIs zu beschränken.
- Kein Ziel definieren: Wer keine Strategie vor Augen hat, wird sich verzetteln und Daten sammeln, ohne eine verwertbare Aussage zu erhalten.
- Aufwand unterschätzen: Wer sich die Zeit nicht bereits zu Beginn des Controllings fest einplant, läuft Gefahr, dieses mangels Ressourcen mittendrin wieder aufzugeben.
- Unrealistische KPIs: Es sollte bereits im Vorfeld abgeklärt werden, ob die Erhebung der KPIs (technisch) einfach umsetzbar ist.
