Vor allem in Arbeitsmärkten mit Fachkräftemangel ist der Talent Pool ein wichtiger Rekrutierungskanal. Und ein oft unterschätzter. Denn eine «Kandidaten-Kartei» aufzubauen und zu betreiben, benötigt Know-how. Erfahren Sie, auf welche fünf Dinge Sie achten sollten, was Talent Relationship Management ist und warum dieses unverzichtbar ist.
Immer sofort passende Kandidaten zur Hand zu haben: ein Traum für Rekrutierungsverantwortliche. In der Tat werden Talent Pools, auch Kandidaten-Pools genannt, immer wichtiger. Denn statt neue Stellen auszuschreiben, können HR-Verantwortliche im besten Fall einfach auf die hauseigene Kartei potenzieller Kandidaten zurückgreifen. Eine schnelle und effiziente Rekrutierungsmethode. Ausserdem gestaltet sich in Arbeitsmärkten, in denen es wenig Bewerber gibt, die optimale Besetzung einer Stelle oft als Herausforderung. Ein klarer Trend ist daher die direkte Ansprache von Talenten – und für Active Sourcing ist der Talent Pool ein wichtiger Kanal.
Auch wenn das Rekrutieren mit einem Talent Pool erfolgversprechend und einfach umzusetzen klingt: Es gibt einige Dinge, die man falsch machen kann. So ist es nicht zielführend, wahllos Dossiers anzusammeln und die Kontakte brachliegen zu lassen. Ein Kandidaten-Pool sollte richtig aufgebaut und betrieben werden, damit er als Rekrutierungskanal dienen kann. Mit unseren fünf Tipps sind Sie auf dem richtigen Weg.
Damit Sie passende Talente finden, müssen Sie zuerst wissen, was Sie suchen. Erarbeiten Sie daher relevante Kriterien: Welche Kompetenzen und Werte sind für den Erfolg der Firma entscheidend? Möglicherweise definieren Sie sogar einige Candidate Personas. Konzentrieren Sie sich dabei nicht nur auf Hard Skills, sondern beziehen Sie auch Soft Skills wie Werte und Charaktereigenschaften mit ein – Fähigkeiten sind lernbar.
Kategorisieren Sie die Dossiers zudem. Nach welchen Kriterien sollen die Bewerbungen sortiert werden? Qualifikationen, Hard Skills, Standort, besondere Fähigkeiten können Segmentierungen sein. So finden Sie die passenden Dossiers schneller.
Vermeiden Sie standardisierte Absagen, lange Antwortzeiten und umständliche Bewerbungsprozesse. Eine positive Candidate Experience – also die Erfahrung, die Kandidaten im Bewerbungsverfahren machen – ist wichtig, wenn Sie einen Talent Pool betreiben. Denn dank dem positiven Eindruck bleibt das Interesse der Kandidaten am Unternehmen bestehen, selbst wenn sie eine Absage erhalten. Hatte hingegen ein Kandidat einen schlechten Eindruck, weil er beispielsweise lange auf eine Antwort warten musste und diese als Standardmail erhielt, wird er von einer erneuten Anfrage kaum begeistert sein.
Lassen Sie sich auf jeden Fall immer von den Kandidaten die Erlaubnis geben, das Dossier zu behalten und sich bei einer erneuten Vakanz zu melden. Dieses Vorgehen ist nicht nur wichtig wegen des Eindrucks, den Sie bei den Kandidaten hinterlassen, sondern auch aufgrund des Datenschutzgesetzes (DSG). Denn laut DSG und Obligationenrecht (OR) dürfen persönliche Daten nur rechtmässig beschafft und also nur mit Erlaubnis behalten werden. Ausserdem müssen die betroffenen Personen die Möglichkeit haben, der Nutzung ihrer Daten zuzustimmen oder diese abzulehnen. Wenn Sie die Erlaubnis einholen, haben Sie zudem gleich die Möglichkeit für einen persönlichen Kontakt. Der erste Schritt im Talent Relationship Management.
Lässt das Unternehmen nichts mehr von sich hören, gerät es bei den Kandidaten in Vergessenheit. Es ist also nicht ausreichend, die Dossiers einfach zu sammeln. Pflegen Sie vielmehr Ihre Kontakte aus dem Pool und zeigen Sie, dass das Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber ist. Diese Massnahmen werden unter dem Begriff Talent Relationship Management zusammengefasst. Das Teilen von interessanten Neuigkeiten aus dem Unternehmen mittels Newsletter und sozialer Medien ist dabei eine von vielen Möglichkeiten. Zwingend sind auch persönliche Kontakte wie Telefongespräche und Einladungen zu Firmenevents, Fachtagungen, Netzwerkevents sowie Mittagessen.
Prüfen Sie zudem immer wieder, ob die Daten im Talent Pool noch aktuell sind. Ist eine Bewerbung mehr als ein Jahr alt, sind die Angaben vermutlich überholt. Dann heisst es: aussortieren oder die Daten aktualisieren, indem Sie mit dem ehemaligen Bewerber in Kontakt treten.
Gehen Sie auf die Suche nach potenziellen Talenten. Das erhöht die Chancen, die passende Person im Pool zu finden. Mögliche Quellen für neue Talente sind nebst «Second Best»-Bewerbungen auch Hochschul-, Karriere- und Fachmessen, Mitarbeiterempfehlungen oder ehemalige Praktikanten. Auch soziale Medien sind wichtig: Wer dem Unternehmen auf den sozialen Netzwerken folgt, bekundet bereits Interesse. Und ist somit potenziell ein Kandidat für den Talent Pool. Aber vergessen Sie nicht Punkt 1 und 4 unserer Tipps: Sammeln Sie Dossiers mit Strategie und pflegen Sie vor allem die neuen Kontakte. Im Hinblick auf den Zeitaufwand ist daher weniger manchmal mehr.
In einer Datenbank werden die Dossiers gesammelt, die zwar bei einer früheren Vakanz nicht gepasst haben, aber Potenzial für das Unternehmen aufweisen («Second Best»-Bewerbungen). Für einen systematischen Aufbau eines Pools sind Bewerbermanagementsysteme um Talent-Relationship-Management-Module erweiterbar. Auch berufliche und soziale Netzwerke sind für Talent Pools wertvoll. Soll ein Business-Netzwerk als Datenbank dienen, ist es ratsam, einen Unternehmens-Account zu eröffnen. Denn baut ein Mitarbeiter die Datenbank über seinen persönlichen Account auf, gehen im Fall einer Kündigung mit ihm auch alle Kontakte.
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